Nowe obowiązki pracodawcy związane ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Nowym, niezwykle ważnym uprawnieniem pracownika jest prawo odbioru dokumentacji po upływie okresu przechowywania akt osobowych przez pracodawcę. Ponadto pracodawca informuje pracownika o zniszczeniu dokumentacji w razie braku jej odbioru.

Zgodnie z nowym art. 946 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek wraz ze świadectwem pracy przekazać pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji oraz o możliwości jej odbioru, a także o jej zniszczeniu w sytuacji nieodebrania dokumentów. Możliwość odbioru dokumentacji to nowe zagadnienie, które dotychczas archiwizacja dokumentów ustawa nie określała.

Biorąc pod uwagę to, że raport informacyjny należy złożyć za wszystkich ubezpieczonych, zgłoszonych do ubezpieczeń po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, co spowoduje skrócenie przechowywania dokumentacji do 10 lat, zasadne jest przyjęcie, że również do pracowników których stosunek pracy trwał 1 stycznia 2019 roku, pracodawca ma obowiązek przesłać informację o okresie przechowywania dokumentacji, prawie odbioru i jej zniszczeniu.


Wybierz z ponad 150 szkoleń i kursów. Sprawdź szkolenia dla pracowników


Bardziej problematyczne jest ustalenie, jak podejść do pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 roku, za których został złożony raport informacyjny. Wydaje się, że do osób również należy wysłać informację na ostanie znane adresy. Warto zaznaczyć, że ZUS przekażę ubezpieczonym takie pouczenie.

Zasady postępowania z aktami osobowymi po upływie okresu ich przechowywania określa art. 947 kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumentację pracowniczą w terminie 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór.

Pracownik może również odebrać swoją dokumentację po upływie miesiąca kalendarzowego następującego po zakończeniu okresu przechowywania o ile nie została ona zniszczona przez pracodawcę.

Wręczenie informacji o okresie przechowywania dokumentacji i możliwości jej odbioru przez pracownika powinno nastąpić za pokwitowaniem. Kopię przekazanej informacji należy włożyć do części C akt osobowych.

Wydanie dokumentacji pracowniczej będzie możliwe byłemu pracownikowi oraz w razie jego śmierci uprawnionym członkom rodziny. Co istotne członkowie rodziny będą zobowiązani w pierwszej kolejności udowodnić prawo do odbioru tej dokumentacji.

Odbiór dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem.

Natomiast wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej może nastąpić na informatycznym nośniku danych na przykład na płycie, pendrive i za pokwitowaniem albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli wydanie dokumentacji będzie potwierdzone na przykład poprzez e-mail zwrotny lub SMS.

Nałożone na pracodawcę obowiązki związane z zasadniczo 10-letnim okresem przechowywania dokumentacji pracowniczej zostały objęte sankcją, a zatem od 1 stycznia 2019 roku brak ich wykonania jest zagrożony karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.